Votre admission :
Lors de votre admission en notre institution, une déclaration d’admission reprenant les conditions financières en fonction du choix de chambre vous sera soumise. Il vous sera demandé de la signer pour accord.
Le prix de la journée d'hospitalisation est fixé par le Service Public Fédéral de la Santé Publique. Les prestataires de soins sont tenus de respecter les accords médico-mutuelliste. Pour autant que vous soyez en ordre d'assurabilité, votre organisme assureur (mutuelle) prend en charge la différence entre le prix plein de la journée d'hospitalisation et la « quote-part patient ». L’hôpital facturera donc directement à l’organisme mutuelliste la part qui lui incombe et le solde, la « part patient », vous sera adressée. Toutefois, si vous disposez d’une assurance hospitalisation avec laquelle l’hôpital a une convention, cette facture lui sera alors directement transmise.
Vous trouverez ci-dessous les documents utiles à votre admission (choix de la chambre, tarifs, explications diverses...).
- Hospitalisation classique :
- Hospitalisation de jour :
Votre organisme assureur :
Les CHU HELORA pratiquent le système du tiers payant, c’est-à-dire qu’il transmettent directement à votre organisme assureur les frais entraînés par votre hospitalisation.
L'assurance soins de santé ne rembourse pas la totalité de ces frais. Une partie de ceux-ci sera donc à votre charge (quote-part journalière, ticket modérateur des honoraires médicaux et paramédicaux et leurs compléments éventuels selon le type de chambre choisie, quote-part des médicaments, frais de téléphone, de téléviseur, certains implants, certain matériel de synthèse…) en fonction de votre statut : Assuré Ordinaire (AO), Bénéficiaire à Intervention Majoré (BIM).
Si vous n’êtes pas en ordre de cotisations vis-à-vis de votre organisme assureur, nous serons contraints de vous facturer la totalité des frais.
IMPORTANT : En cas de difficulté, le service social est à votre disposition pour vous aider dans vos démarches (plus d'infos via ce lien). N'hésitez pas à les contacter !!!
Le choix du type de chambre :
Vous avez la possibilité de choisir en hospitalisation classique ou en hospitalisation de jour entre une chambre commune et une chambre particulière. En fonction de votre choix, des tarifs différents seront appliqués :
En chambre commune : Aucun supplément d'honoraire ne vous sera demandé. Le tarif appliqué sont ceux prévu dans le cadre de la convention par l'INAMI.
En chambre particulière :
ATTENTION : Afin de ne pas avoir de surprise, il est important que vous vous informiez auprès de votre assureur des montants pris en charge (suppléments de chambres, % de suppléments d’honoraires) par votre assurance hospitalisation.
Votre acompte :
Lors de votre admission (en dehors du service des urgences et de la maternité), un acompte sur les quotes-parts restant à votre charge vous sera demandé. Le montant de celui-ci est défini par la convention entre les établissements hospitaliers et les organismes assureurs. Il couvre 7 jours d’hospitalisation et varie en fonction du choix de la chambre. Le montant de cet acompte est précisé lors de votre réservation. Il est renouvelable par périodes de 7 jours.
Si vous êtes entré(e) par le service des urgences, par celui de la maternité ou si votre séjour se prolonge au-delà de 7 jours, une demande d’acompte (ou un renouvellement d’acompte) vous sera transmise.
Dans le cadre des chirurgies esthétiques dites de « confort », nous demandons le paiement préalable de la totalité des honoraires et autres implants qui, en général, ne seront couverts par aucune assurance.
IMPORTANT : Vous pouvez trouver plus d'information dans les explications de la déclaration d'admission pour une hospitalisation classique.
Votre estimation des frais d'hospitalisation :
Un module reprenant un certain nombre d'intervention effectuée dans notre institution est mis à votre disposition pour vous donner un ordre de grandeur des frais d'hospitalisation (classique ou de jour). Vous y retrouverez votre quote-part personnelle ou le prix total si vous n’avez pas de couverture mutuelle.
Votre assurance hospitalisation :
Les CHU HELORA ont passé des conventions avec différentes assurances hospitalisation. Dans la plupart des cas, un accord de tiers-payant a été signé.
Vous devez réaliser les démarches prévues par votre assurance pour que nous puissions envoyer les factures à votre assurance. Celle-ci paiera directement l’hôpital (tiers-payant).
Assurances partenaires belges : DKV, Assurcard (Alan, Allianz, Belfius, CBC Assurance, Ehtias, AP assurance, Médilink- Van Breda…), DaisyH (Axa, Allianz, Fédérale Assurance, Ag assurance), Solidaris Assurance (chambre commune), Neutra.
Votre facture :
La facture détaillée de votre séjour hospitalier sera envoyée à votre domicile de manière électronique (voir ci-dessous) ou sous format papier via la poste.
De manière générale, au plus tard deux mois après votre sortie de l’établissement, une facture détaillée sera établie reprenant la somme qu’il reste à payer (un virement est prévu à cet effet avec une communication structurée) ou la somme qui vous est due en cas de remboursement. Celui-ci vous sera restituée dans les meilleurs délais.
Nous vous invitons à la régler le plus rapidement possible afin d’éviter les frais de rappel ; de la transmettre à votre assurance hospitalisation ou le cas échéant aux divers organismes qui prennent en charge vos frais d’hospitalisation (CPAS, ….).
Un QR-code de paiement est à votre disposition sur nos factures afin de vous faciliter la transcription des informations pour effectuer le virement.
Nos call-centers pour répondre à vos questions :
IMPORTANT : Dans le cadre de la constitution du CHU HELORA, les services de facturation et de contentieux, ainsi que les programmes utilisés ne sont pas encore communs au sein de la nouvelle structure. La conséquence est que nous devons vous proposer deux centres d’appel distinct pour répondre à vos questions en fonction du site sur lequel vous avez reçu des soins. Actuellement, les centres d’appels ne savent pas répondre aux questions de l’autre site.
Hôpital de Mons-Kennedy :
Tous les jours de la semaine entre 8h00 et 12h00 et 12h30 et 15h30 (sauf le lundi matin)
par mail : contentieux@helora.be.
Hôpitaux de Jolimont, Lobbes, Mons-Constantinople, Warquignies, Nivelles, Tubize :
Du lundi au vendredi de 8h30 à 12h00
par mail : relations.patients@helora.be
Dématérialisation des factures patients :
ATTENTION : Les SMS envoyés sont toujours envoyés à partir d'un n° en 4 chiffres. De plus, aucun envoi de facture n'est effectué en pièce jointe d'un message Whatsapp ou Messenger.
Depuis le mois de janvier 2021, notre institution s'est lancée dans un processus de dématérialisation des factures "Patients".
- Une première étape a été l'envoi des factures sur la e-Box Citoyen. L'envoi se fera via ce flux uniquement si vous avez activé votre e-Box Citoyen. Vous trouverez plus de détails en cliquant sur le bouton ci-dessous (Valable pour l’ensemble des sites).
- Une seconde est l'envoi d'un premier rappel sans frais par SMS avec un lien de paiement pour les factures impayées. Un oubli est si vite arrivé... (Sauf pour le site de Mons-Kennedy).
- Une troisième étape est l'envoi de la facture par un email sécurisé après un accord (opt-in) demandé par SMS (Sauf pour le site de Mons-Kennedy).
IMPORTANT : Veuillez utiliser la communication structurée lors de votre versement afin que votre paiement soit correctement réconcilié à votre facture.
Patients européens et accords transfrontaliers :
Vous trouverez via le lien ci-dessous les conditions de prise en charge, ainsi que les documents à fournir lors d’une admission dans nos institutions dans le cadre des accords transfrontaliers (ZOAST) ou des accords au sein de pays de l’Espace Economique Européen (EEE) afin de pouvoir bénéficier de l’intervention de l’assurance maladie.
Pays de EEE : Allemagne, Autriche, Belgique, Bulgarie, Chypre, Croatie , Danemark, Espagne, Estonie, Finlande, France, Grèce, Hongrie, Irlande, Islande, Italie, Lettonie, Liechtenstein, Lituanie, Luxembourg, Malte, Norvège, Pays-Bas, Pologne, Portugal, Roumanie, Royaume-Uni, Slovaquie, Suède, Tchéquie
Documents divers :
Vous trouverez ci-dessous les documents utiles à votre admission :
Recevoir vos factures via my e-box
Si vous avez activé votre e-Box, le CHU HELORA vous enverra vos factures de soins de manière électronique via l’interface sécurisée my e-box. Ce service développé par le SPF Stratégie et appui (BOSA) permet de consulter et de gérer les documents qui vous sont mis à disposition par les institutions publiques et par les organismes avec une mission de service public. Le CHU HELORA est utilisateur de ce service. Dans ce cadre, les modalités d'accès et d'utilisation ont définie par le SPF Stratégie et appui sur base du cadre législatif prévu pour ce type de service.
En utilisant my e-box, vous nous aidez également à organiser et numériser nos services plus efficacement.
Dites adieu à la "paperasse" administrative !
De plus, ce service permettra aussi, à terme, de réduire notre impact écologique en diminuant de manière importante le nombre d’impression « papier ».
A notre niveau, protégeons ensemble la planète !
En pratique :
Vous pouvez activer votre e-box personnelle via le portail www.mye-box.be . A chaque fois que vous recevrez un nouveau document, vous en serez averti à l’adresse mail que vous avez communiquée.
Vous pouvez également accéder à votre e-box via des prestataires de services comme Doccle, TrustO, KBC, bpost bank.
Si vous n’avez pas activé pour e-box, vous continuerez à recevoir vos factures et vos rappels sous format papier par courrier classique.
Vos questions
Toutes les institutions publiques ou organismes ayant une mission de service public (par ex. les hôpitaux) peuvent utiliser ce canal de communication après avoir reçu la certification nécessaire par le SPF Stratégie et appui (BOSA).
Le patient.
Celui qui active sa eBox accepte de participer à la dématérialisation des échanges entre le citoyen et l’administration. Ce service est mis en place et proposé par l’état fédéral : SPF Stratégie et appui (BOSA).
En acceptant les conditions générales, il accepte de recevoir les courriers venant de l’administration via un flux électronique. Le Opt In (acceptation) est général pour toutes administrations ou institutions d’intérêt public qui ont été agréées par le SPF BOSA ( https://myebox.be/fr/conditions-d-utilisation ).
Il recevra donc via ce flux, sans être exhaustif, les courriers de l’administration fiscale, des services des pensions, de la police fédéral (PV pour excès de vitesse), les courriers des communes et des CPAS, mais aussi d’institutions tel que les hôpitaux, les bureaux de huissiers ou les services de soins à domicile.
Ces institutions et ces administrations ont du se faire certifier par le SPF BOSA pour utiliser ce service.
Chaque mois, le SPF envoie la liste des institutions et des administrations qui envoient leur courrier via ce média dans la eBox de chaque citoyen.
Notre institution a été agréée depuis début 2021 par le SPF Stratégie et appui (BOSA) pour l’utilisation de ce flux (liste des institutions agrées "envoi eBox : https://myebox.be/fr/faq/qui-met-a-disposition-des-documents-dans-my-e-box )
En acceptant les conditions générales, le citoyen accepte de recevoir les courriers venant de l’administration via un flux électronique. Le Opt In (acceptation) est général pour toutes administrations ou institutions d’intérêt public qui ont été agréées par le SPF BOSA ( https://myebox.be/fr/conditions-d-utilisation ).
Il recevra donc via ce flux, sans être exhaustif, les courriers de l’administration fiscale, des services des pensions, de la police fédéral (PV pour excès de vitesse), les courriers des communes et des CPAS, mais aussi d’institutions tel que les hôpitaux, les bureaux de huissiers ou les services de soins à domicile. Ces institutions et ces administrations ont du se faire certifier par le SPF BOSA pour utiliser ce service. Chaque mois, le SPF envoie la liste des institutions et des administrations qui envoient leur courrier via ce média dans la eBox de chaque citoyen.
L’envoi électronique produira les mêmes effets juridiques que l’envoi sur des supports papier.
Via le portail : https://myebox.be/fr
L'envoi des factures des CHU HELORA se fera automatiquement après cette activation.
Oui, l’option est activée lors de l’activation de la e-box. Cette option peut être désactivée à tout moment dans les données personnelles de la e-box. Le citoyen s’engage à consulter régulièrement sa e-box.
Nous sommes soumis au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), depuis 2018. Ce règlement nous impose de prendre toutes les mesures nécessaires pour garantir la sécurité des données à caractère personnel, ce qui implique entre autres que les données transmises électroniquement doivent absolument être cryptées. Pour les données de santé (y compris les factures de soins), la transmission en annexe de mail est tout simplement interdite. Les seuls canaux autorisés sont donc la e-Box ou ses alternatives.
L’app ISTME est un moyen sécurisé de se connecter à des sites internet nécessitant un niveau important de sécurité : banque, ministères, RSW, mutuelles, … et la eBox. L’activation de ITSME n’active pas automatiquement la eBox.
La eBox est une boite aux lettres sécurisée proposée par l’état fédéral (SPF Stratégie et appui - BOSA) pour tous les envois de documents effectués par les institutions publiques ou organismes ayant une mission de service public, comme les hôpitaux.
Dans le cadre de la crise Covid, certaines personnes ont activé leur eBox pour recevoir entre autre le Covid Safe Ticket (vaccination ou test PCR). Indirectement, comme prévu dans les conditions d’utilisation de la eBox, les institutions agréées par le SPF BOSA vont envoyer à partir de l’activation les documents à destination de cette personne (impôts, pension, CPAS, commune, les amendes de la police fédérale,… et les institutions hospitalières) via ce flux. L’accord (opt-in) est global.
Le service est mis gratuitement à disposition des administrations et des institutions. Il est totalement sécurisé et il est pérenne dans le temps. C’est aussi un standard pour les relations entre les citoyens et les institutions publiques.
Il permet, avec le numéro NISS que nous utilisons comme identifiant du patient pour nos envois aux mutuelles, de ne plus avoir de risque de perte de courrier suite à une adresse erronée, de ne plus dépendre des services de la poste dont les frais d’affranchissement sont de plus en plus coûteux pour un dépôt dans les boîtes aux lettres effectués deux fois par semaine. Cet envoi électronique permet donc de gagner du temps de +/- 5 jours sur l’envoi papier et de la fiabilité dans nos envois.
De plus, mis à disposition de tous les belges, il y a donc 11.400.000 personnes potentielles à pouvoir recevoir leur courrier via ce flux. Actuellement, plus de 25% de la population a activé sa e-box (plus de 3.000.000 citoyens).
En principe, en rentrant dans cette logique de dématérialisation de ses échanges avec les services publics, le patient devrait être équipé de matériel informatique et avoir la possibilité de s’en servir. Il peut donc, s’il veut une version papier, imprimer lui-même le document autant de fois que cela est nécessaire. Le processus mis en place avec nos partenaires d'impression et d'envoi des factures ne nous permet pas de continuer à envoyer une facture «papier» après être passé à l’envoi électronique.
Il y a une logique à cette pratique. Car, en plus de l’aspect économique, ces envois permettent aussi de limiter un peu notre impact écologique.
Néanmoins, à titre exceptionnel et dans un nombre de cas limité, nous pouvons produire un duplicata «papier» (l’original a été envoyé dans la e-box) et l’envoyer au patient. Cependant, cela va à l’encontre du concept mis en place par le SPF Stratégie et appui (BOSA) et des conditions générales d’utilisation qui ont été acceptées par le patient. Des frais administratifs peuvent être demandé pour cet envoi.
Actuellement, les factures du CHU HELORA sont envoyées uniquement sur la ebox citoyenne. Pour rappel, la ebox est une boite aux lettres officielle qui est opérationnelle dès que le citoyen l'active. De ce fait, il accepte de recevoir tous les courriers (accord global) envoyés par une institution publique (ce qui comprend les hôpitaux) via ce flux. Ce courrier la même valeur légale qu’un courrier postal.
Néanmoins, chaque utilisateur a la possibilité (ou non) de lier sa ebox avec son compte doocle. En plus du mail d’alerte de la ebox (si cette option n’a pas été désactivée volontairement), il reçoit un message de doocle signalant l’arrivée d’un document dans la ebox. C’est aussi le cas avec d’autres interfaces : bpost bank, KBC, Trust et Mijn Bugerprofiel pour la région flamande.
En désactivant sa eBox.
Pour la procédure à appliquer, plus de détails : Comment puis-je désactiver mon eBox ? | eBox (myebox.be)
Recevoir vos factures via email sécurisé
uniquement pour les sites de Jolimont, de Lobbes, de Mons-Constantinople, de Warquignies, de Nivelles, de Tubize.
Depuis mars 2021, notre institution s'est lancée dans un processus de dématérialisation des factures "Patients" dans le but de diminuer le nombre d’envoi papier de manière significative et diminuer ainsi notre impact écologique. Nous envoyons actuellement entre 75.000 et 80.000 factures mensuelles.
Conscient que tout le monde ne peut pas franchir le pas de la dématérialisation, nous laissons le choix au patient de garder le flux papier. Quand celui-ci reçoit le SMS de proposition d'envoi par email sécurisé, il ne doit faire AUCUNE action particulière pour continuer à recevoir ses factures sous forme papier.
